Είτε μια ομάδα συνεργάζεται ασύγχρονα μέσω email, είτε μέσω βιντεοκλήσεων, η εργασία εξ αποστάσεως αποτελεί πλέον τον κανόνα για ένα πλήθος εταιριών. Αυτό βέβαια δεν σημαίνει πως είναι εύκολη. Μάλιστα, ακόμα και οι πιο έμπειροι ηγέτες, ειδικά στην αρχή, βρήκαν την τηλεργασία αρκετά δύσκολη. Δεν είναι άλλωστε παράλογο, μιας και η συνεργασία και ο συντονισμός, αποτελούν πρόκληση ακόμα και για τις ομάδες που εργάζονται δια ζώσης.

Σε αυτό το άρθρο παρουσιάζονται πέντε τρόποι, οι οποίοι μπορούν να βοηθήσουν στον συντονισμό μιας ομάδας και στη καλλιέργεια ενός ισχυρού συνεργατικού πνεύματος.

1. Εφοδιασμός με τα σωστά εργαλεία για την εργασία εξ αποστάσεως

Η ομάδα  δεν μπορεί να συνεργαστεί χωρίς τα κατάλληλα εργαλεία. Για αυτό, πρέπει όλοι διαθέτουν τις απαραίτητες τεχνολογικές εφαρμογές για:

• Διαχείριση Έργων (Asana, Trello)
• Καταιγισμό ιδεών
• Γραπτή επικοινωνία
• Βιντεοκλήσεις
• Συνεργασία σε πραγματικό χρόνο (Google Docs)

Μάλιστα, δεν αρκεί μόνο να έχουν οι εργαζόμενοι πρόσβαση στα κατάλληλα εργαλεία.  Πρέπει επίσης να εκπαιδευτούν και ως προς το πώς να τα χρησιμοποιούν σωστά.

2. Ορισμός των κανόνων από την αρχή

Κάθε ομάδα έχει τον δικό της τρόπο επίτευξης των στόχων της. Για αυτό, θα πρέπει στα πλαίσια της συνεργασίας με τα μέλη της ομάδας, να καθοριστούν αυτοί οι στόχοι εξ αρχής. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει κανόνες για:

Κεντρικές Ώρες Εργασίας

Δεν είναι πάντα δυνατό για μια ομάδα να είναι online από τις 8 π.μ. έως τις 5 μ.μ. καθημερινά, ειδικά εάν ανήκει σε διεθνή οργανισμό. Για αυτό, πρέπει να καθοριστεί το πότε τα μέλη θα είναι online και διαθέσιμα για συναντήσεις.

Επικοινωνία

Πώς θα επικοινωνεί η ομάδα; Σε ποια κανάλια; Η διευκρίνιση των καναλιών επικοινωνίας που θα χρησιμοποιεί η ομάδα (email, Slack, Zoom, κ.λπ.) και πότε είναι κατάλληλο να χρησιμοποιήσουν κάθε κανάλι, είναι απαραίτητη διευκρίνηση.

Κοινοί όροι

Κάθε ομάδα έχει τη δική της γλώσσα. Η επικοινωνία επομένως μπορεί να απλοποιηθεί με τη δημιουργία μιας λίστας με ακρώνυμα (Πρέπει να είναι ξεκάθαρο τι σημαίνουν τα αρχικά και να καταγραφούν).

3. Δημιουργία ευκαιριών για κοινωνική σύνδεση

Ο άνθρωπος είναι κοινωνικό όν, και η εργασία μόνο για την εργασία, δίχως ουσιαστικές συναναστροφές, μπορεί να έχει βλαβερές συνέπειες τόσο στη ψυχολογία των εργαζομένων, όσο και στο τελικό αποτέλεσμα. Για αυτό, είναι σημαντικό να υπάρχουν ευκαιρίες σύνδεσης για τους υπαλλήλους.

Μερικές ιδέες περιλαμβάνουν:

• 15λεπτες πρωινές συνομιλίες με καφέ
• Online δωμάτια συνομιλίας
• Παιχνίδια trivia μέσω Zoom
• Λέσχες βιβλίων

4. Καθορισμός ατομικών και ομαδικών στόχων

Οι στόχοι της ομάδας, δεν εξαρτώνται από το πόση ώρα περνούν μπροστά από μια οθόνη τα μέλη της. Το ποιοτικό αποτέλεσμα είναι εκείνο που έχει σημασία. Σε αυτό θα συμβάλει η δημιουργία και ο καθορισμός, τόσο των ατομικών, όσο και των συνεργατικών στόχων.  Επιπλέον, είναι καλή ιδέα να οριστούν τόσο βραχυπρόθεσμοι όσο και μακροπρόθεσμοι στόχοι, έτσι ώστε η ομάδα να γνωρίζει πάντα για το τι εργάζεται.

5. Βελτιστοποίηση των συναντήσεων

Οι συναντήσεις είναι ένα αποτελεσματικό μέσο συνεργασίας, αλλά μπορούν γρήγορα να γίνουν χρονοβόρες χωρίς σωστή διαχείριση. Για αυτό, οι επαναλαμβανόμενες συναντήσεις πρέπει να διαρκούν μόνο 15 – 30 λεπτά. Με αυτόν τον τρόπο, η ομάδα θα έχει χρόνο να κάνει ουσιαστική δουλειά.

Μπορούν επίσης να βελτιωθούν με:

• Τη δημιουργία ατζέντας και λήψη σημειώσεων.
• Την πρόσκληση μόνο των αναγκαίων ατόμων στη συνάντηση.
• Την ανάθεση επόμενων βημάτων και εργασιών πριν το τέλος της συνάντησης.

Συμπερασματικά για την εργασία εξ αποστάσεως

H διοίκηση μιας ομάδας εν γένει, πόσο μάλλον όταν μιλάμε για εργασία εξ αποστάσεως, δεν είναι εύκολη διαδικασία. Ωστόσο, εάν καθιερωθεί ένα πρόγραμμα, που προάγει την οργάνωση, τον αυστηρό καθορισμό των στόχων και την ορθή χρήση των κατάλληλων εργαλείων, οι εργασίες της ομάδες θα καταστούν και πιο αποτελεσματικές, ενώ παράλληλα θα αναπτυχθεί ένα πνεύμα συνεργασίας.

Πηγή : citycampus.gr